Receptionist - longueuil

Job Description

Type de poste : Temps plein, Permanent (En présentiel)

Horaire : Lundi au vendredi, de 9 h 00 à 17 h 00

Lieu : Centre-ville, Montréal, QC

Description du poste

Le candidat idéal est une personne d'équipe axée sur les détails, qui agira à titre de principal ambassadeur de la marque pour le cabinet de notre client. Vous serez le premier point de contact, accueillant les visiteurs avec professionnalisme et assurance, tout en conciliant un service d'accueil haut de gamme et un soutien administratif essentiel pour l'équipe.

L'entreprise recherche une personne capable de s'épanouir dans un environnement dynamique, de passer d'une tâche à l'autre avec fluidité et de maintenir une attitude positive, même face à des défis logistiques complexes.

Responsabilités principales

• Répondre aux appels entrants et les acheminer au personnel approprié.
• Accueillir les visiteurs et les diriger vers la salle d'attente de la réception.
• Répondre aux demandes internes de réservation de salles de conférence et de vidéoconférence, et coordonner les horaires des salles à l'aide d'une base de données dédiée.
• Soutenir l'équipe dans diverses tâches administratives.
• Coordonner la logistique de voyage et l'hébergement pour les événements d'entreprise.
• Collaborer avec divers fournisseurs pour offrir des services qui répondent à des normes et des attentes élevées.

Qualifications

• Plus de 5 ans d'expérience dans un poste de réceptionniste ou d'adjoint administratif, de préférence dans un environnement de services professionnels ou corporatifs au rythme soutenu.
• Maîtrise professionnelle complète de l'anglais et du français (oral et écrit) est une exigence obligatoire.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel). Une expérience avec les systèmes de gestion documentaire (DMS) ou des bases de données internes est un atout important.
• Esprit d'équipe collaboratif, faire preuve d'initiative pour résoudre des problèmes de manière autonome et capacité à communiquer avec un sens des affaires aiguisé.
• Capacité éprouvée à gérer plusieurs tâches de front et à prioriser les urgences (ex. : coordination d'espaces de réunion limités et respect de délais serrés).

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Job Type: Full-time, Permanent (In-person)

Schedule: Monday – Friday, 9:00 AM – 5:00 PM

Location: Downtown, Montreal, Qc

The Role

The ideal candidate is a detail-oriented team player who will serve as the primary brand ambassador for our client's firm. You will be the first point of contact, greeting visitors with professionalism and poise while balancing high-touch front-desk hospitality with essential administrative support for the team.

They are looking for someone who thrives in a fast-paced environment, can pivot between tasks seamlessly, and maintains a positive attitude even when navigating complex logistical challenges.

Key Responsibilities

• Answer incoming office calls and direct them to the appropriate personnel
• Greet visitors and guide them to the reception waiting area
• Respond to internal requests for conference room and videoconference bookings, and coordinate room schedules using a dedicated database
• Support the team with various administrative tasks
• Coordinate travel logistics and accommodations for corporate events
• Working with various suppliers to deliver services that meet high standards and expectations.

Qualifications

• 5+ years in a Receptionist or Administrative role, preferably within a fast-paced corporate or professional services environment.
• Full professional fluency in both English and French (written and spoken) is a mandatory requirement.
• Strong command of Microsoft Office (Word, Outlook, Excel). Experience with Document Management Systems (DMS) or internal databases is a significant asset.
• A collaborative \"team player\" mentality with the initiative to solve problems independently, and can communicate with a clear business acumen.
• Proven ability to multitask and manage competing priorities (e.g., coordinating limited meeting space and time-sensitive project deadlines).