Adjoint(e) administratif(ve)

Job Description

• Produire les documents nécessaires à la préparation des factures (feuilles de temps et formulaires);
  
• Émettre la facturation dans le système comptable et transmettre les factures aux clients;
  
• Analyser les propositions d'honoraires professionnels pour les divers mandats confiés;
  
• Assister les chargés de projets dans la vérification des factures;
  
• Participer à l'analyse de rentabilité de projets;
  
• Agir à titre de point de contact pour les clients pour le volet facturation;
  
• Procéder, de façon rigoureuse, à la validation et à la vérification des documents nécessaires à la production des factures en utilisant les codes de facturation appropriés;
  
• Documenter les rectifications nécessaires et maintenir les dossiers des clients à jour;
  
• Assurer la mise à jour des tableaux de suivi pour la facturation;
  
• Analyser les documents d'appels d'offres pour certains projets spéciaux;
  
• Effectuer toutes autres tâches connexes.
  

• Assurer la gestion de la boîte de courriels de l'estimation;
  
• Communiquer, au besoin, avec les clients, les chargés de clients, les directeurs et/ou les gestionnaires d'équipe afin de recueillir toute l'information requise pour ouvrir et enregistrer dans le logiciel 1C la demande de proposition à produire;
  
• Assigner aux responsables des estimations identifiés (adjoint chargés, chargés et directeurs de projets) les offres de service à produire en fonction de la nature des services à rendre;
  
• Contribuer et assister, au besoin, les responsables des estimations à la préparation de certaines offres de services,
  
• Effectuer la révision grammaticale et la mise en page des documents de propositions préparés pour envoi aux clients;
  
• Procéder à l'envoi par courriel des offres de services;
  
• Communiquer avec les clients pour assurer le suivi des offres de services transmises (par courriel et/ou par téléphone) ;
  
• Tenir à jours les statistiques demandées par la direction Géosciences;
  
• Assurer le suivi et la mise à jour du tableau de suivi des offres de services;
  
• Tenir à jour hebdomadairement les statistiques des statuts des propositions soumises;
  
• Effectuer toutes autres tâches connexes.
  

• Détenir une formation professionnelle ou collégiale (DEP ou DEC);
  
• Posséder un minimum de trois (3) années d'expérience;
  
• Connaissances des bonnes pratiques en facturation de projets d'envergures;
  
• Expérience dans le domaine du génie civil (atout);
  
• Maîtrise la suite MS Office (Excel, Word, Outlook);
  
• Excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée;
  
• Sens de la discrétion pour la nature confidentielle des informations;
  
• Excellente capacité d'analyse, rigueur, minutie et attention aux détails;
  
• Excellent service à la clientèle, professionnalisme et courtoisie;
  
• Habileté à gérer son temps efficacement et capacité à s'acquitter de ses tâches consciencieusement;
  
• Habileté à travailler en équipe et dans un environnement dynamique.
  

• Salaire à la hauteur de vos compétences et possibilité de temps supplémentaire;
  
• Perfectionnement de vos compétences; 
  
• Avantages sociaux dès jour 1 (assurances collectives | médecine virtuelle, disponible 24/7 | PAE);
  
• Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
  
• Équipements technologiques à la fine pointe; 
  
• Équipe unie et collègues passionnés; 
  
• Équipements propres et récents; 
  
• Catalyseur de bonheur au travail
  
• Reconnaissance : tout moment est bon pour célébrer
  
• Plusieurs comités en place pour des activités sociales